Как не спешить, но везде успевать

для возможностей

08 февраля 20214 минуты на прочтение

Знакомо чувство, что вы проживаете чужую жизнь? Или что вы — вечно догоняющий что-то или кого-то в этом круговороте? И как бы вы ни старались ускорять темп, легче не становится. Жалобы на нехватку времени слышны всё чаще. Ещё в 90-х итальянцы начали активно противостоять глобальному fast food и организовали протестное движение Slow Food. Его участники решили питаться правильно, вкусно и не спеша. Именно с этого началась история нового мирового тренда SlowLife. Сторонники неторопливости отказываются от дедлайнов и предпочитают комфортный ритм во всём — от питания до любви. Now разобрался, как всё успевать и никогда не спешить.

Само собой, чтобы получить практические советы, нужно спрашивать тех, кто уже сумел внедрить ген неторопливости. Для этого мы пошли к бизнес-тренеру, мультипотенциалу и консультанту по стратегическому менеджменту. Делимся тем, что узнали.

Александр Мудрик, независимый HR-эксперт, бизнес-тренер и консультант по стратегическому менеджменту, HR-персона года Беларуси 2015, кандидат технических наук, доцент.

Первый мой совет: научитесь правильно планировать

День, неделю, месяц и год. Так вы избежите хаоса, спешки, суеты и отнесётесь к выполнению дел без излишнего фанатизма. Если что-то останется несделанным — значит так надо, перенесёте на другой раз. Эта простая привычка может вывести продуктивность и удовлетворенность от свершений на абсолютно новый уровень.

Кстати, недавно мы рассказывали, как планирование помогает избегать импульсивных покупок. Почитайте.

Составляйте списки задач на день с вечера и не забывайте с любовью к себе вычёркивать каждое завершённое дело в течение дня. Помните про правило 5П: правильное планирование предотвращает плохие показатели. Ведь 10% времени, затраченного на планирование, сэкономит 90% времени на выполнение задачи.

Я прочитал много книг по тайм-менеджменту и из всего многообразия инструментов давно руководствуюсь двумя. Во-первых, Agile Results — ставить 3 большие цели на год, 3 цели на месяц, 3 главные задачи на неделю и 3 в день. Во-вторых, метод Ферриса при планировании дня (1-3-5): одно очень важное дело, три средних и пять мелких задач. Честно скажу, что приучал себя к планированию около года, но когда оно пошло «на автомате», начал испытывать от этого огромное удовольствие. А эффективность довёл до 90%.

Источник: hsto.org

Второй совет: научитесь расставлять приоритеты

Чтобы успеть в указанный срок и не потерять в качестве, расставляйте приоритеты. Зная, какой из проектов важнее, а с каким можно и потянуть, вы будете эффективно планировать своё время и рассчитывать силы. Для себя я выработал правило расстановки приоритетов на неделю. В воскресенье вечером я трачу на это не более тридцати минут, но план помогает представить всю картину моей загрузки в предстоящие пять дней и учесть нюансы.

В качестве инструмента применяю концепцию Стивена Кови (более известна, как матрица Эйзенхауэра). Основные квадранты матрицы, которые у меня заполняются, — это квадрант 2 «Не срочно, но важно» (это 60-80% всех задач) и квадрант 3 «Срочно, но не важно».

Квадрант 1 «Срочно и важно» у меня почти всегда пустой, но он заполняется в процессе недели внезапно прилетающими задачами, которые выполняются незамедлительно. В квадрант 4 «Не срочно, не важно» падают задачи, которые зачастую потом забываются или выполняются при наличии свободного времени. Изначально было сложно уйти от желания всё записывать в квадрант 1, как это делают большинство руководителей, и не менее сложным было делегировать своим подчинённым задачи в квадранте 3. Но при желании и упорстве это становится возможным и приносит качественный результат и делу, и вам лично.

Переставьте часы на 5-15 минут вперёд

Эту маленькую хитрость с большими последствиями я начал применять, когда учился в военном училище. Сначала это было 15 минут, сейчас — 5. Этот приём помог мне избавиться от гражданской привычки постоянно опаздывать и существенно замедлил ритм дня. Удивительно, но даже зная, что время на ваших часах неверное, мозг «обманываться рад». Результат — вы никогда никуда не опаздываете и не спешите при этом. Однажды мой курсовой офицер в училище сказал: «Бегущий военный у гражданского населения может вызывать два чувства: страха или смеха…» Я это запомнил.

Откажитесь от многозадачности

Многозадачность — это миф. Нам только кажется, что мы можем выполнять несколько дел сразу. На самом деле человек способен концентрироваться только на чём-то одном. Я не поклонник жизни в стиле SlowLife, но очень советую избавиться от мнимой многозадачности. Особенно в интеллектуальной сфере.

Меня всегда веселят объявления от HR-ов типа: «Кандидат должен уметь работать в многозадачном режиме». Чушь собачья. Никто и никогда так не работает, потому что делать параллельно несколько дел невозможно функционально. Чаще всего, хватаясь за всё сразу, ты не успеваешь ничего. И только больше нервничаешь. Практикуя мнимую многозадачность, мы устаём больше, чем если бы мы выполняли эти задачи по очереди. Поэтому делайте свою работу спокойно, уверенно и последовательно. Выбирайте отдельную цель, доводите её до конца — и только потом приступайте к следующей.

А ещё важно восстанавливаться и делать паузы. Я для себя определил наиболее оптимальный режим работы: 1,5 часа концентрации, затем 15 минут перерыва. Конструктивно ленитесь и не пренебрегайте выходными днями. Даже если работа в удовольствие, периодически отдыхать от неё всё равно нужно.

Вот здесь мы рассказали про 7 фишек Telegram, о которых вы могли не знать. Спойлер: есть лайфхак, как самому себе ставить напоминания прямо в мессенджере.

Александр Самойлов, бизнес-тренер и бизнес-психолог, руководитель школы управленцев «Менеджетик», предприниматель.

Безусловно, не спешить в наше время сложно. Особенно, когда много одинаково важных дел. Но всё контролируемо. Когда-то я придумал для себя систему, которая минимизирует спешку и повышает качество и количество решаемых задач.

Секрет заключается в том, что... я спешу

Но только в специально отведённое для этого время. И важное замечание: это никогда не происходит при общении и взаимодействии с другими людьми. Если коротко, то период, который необходим для решения какого-то вопроса, я разделяю на два интервала.

Первый — планирование. Это «медленное время». Тут важно продумать всё, вспомнить, взвесить и выстроить. Когда не остаётся сомнений, что всё спланировано отлично, — начинаю реализацию задуманного.

Это и есть второй интервал. Реализация — это «быстрое время». И работать приходится в темпе везде, где задействован я или люди из моей команды, для которых такая скорость является привычной. Их это не пугает. А вот при взаимодействии с людьми на «внешнем контуре», которые, возможно, не привыкли к работе в ускоренном темпе, я снова замедляюсь, чтобы для партнёров ритм не казался стрессовым. Собственно из-за этого у многих складывается впечатление, что в моей жизни всё всегда происходит неспешно и степенно. Но это не совсем так.

Кстати, ещё важно замедляться для восстановления после высокой нагрузки. К сожалению, я не всегда задумывался об этом, а организм таких перегрузок не прощает.

С возрастом спешить, чтобы всё успеть, хочется всё меньше. И это совсем не плохо, как могут подумать многие. Это не потеря энергии. Это переход её в другую форму. Туда, где от неё гораздо больше не только результатов, но и удовольствия.