Сколько стоит организовать вечеринку? Посчитали разные варианты бюджета

Представим, что у вас будет большая компания из 20 человек. Для вечеринки нужно

• арендовать место для праздника,
• купить еду и напитки,
• задекорировать помещение,
• нанять фотографа, чтобы у всех остались хорошие снимки на память.

Первый вариант: платите за аренду и подрядчиков

Пройдемся по основным статьям расходов.

Аренда пространства. Цена зависит нескольких параметров: количество человек, день недели, продолжительность вечеринки.

Например, в одном из минских ивент-пространств цена за час до 16:00 составляет 75 BYN, а после и до 2:00 – 90 BYN в час.

Есть пакетные предложения: 700 BYN за аренду с 16:00 до 2 часов ночи и 1000 BYN – весь рабочий день пространства, с 9:00 до 2:00.

В стоимость входит не только само помещение, но и столы, стулья, телевизор, музыкальная колонка и кулер с горячей и холодной водой.

За дополнительную плату организуют зону с деревянными играми, кальянную зону, аренду кресел-мешков и кофе-паузу.

В другом пространстве аренда в будние стоит 50 BYN в час, если праздник длится более двух часов – 45 BYN, более трех и до вечернего времени – 30 BYN. В выходные прайс немного выше. Здесь же, кстати, есть встроенная кухня – по словам владельцев, на ней можно устроить мастер-класс или просто приготовить пельмени.

Пространства, к слову, могут сотрудничать с кейтерингами (сервис поставки готовых блюд) и даже предоставлять скидки.

Кстати, пространство "Сольпередай" от проекта ZAVTRAKI на Зыбицкой - партнер Альфы и возвращает бонусами  7% от суммы чека на вашу карту. Здесь может разместиться до 35 человек. Работает меню от ZAVTRAKI или индивидуальная разработка от Шефа по запросу. 

Кейтеринг. Средняя цена закусок у одного из минских кейтерингов колеблется в пределах 3-5 BYN. Есть в меню позиции, которые сначала пугают ценой – например, инвольтини с лососем, сливочным кремом и чука салатом за 21 BYN, но не волнуйтесь – это цена сразу за 200 грамм. То есть стандартные 30 г закуски будут стоить как раз в районе 3 BYN.

Если вы хотите кормить гостей только закусками, то кейтеринг на 20 человек будет стоить в районе 320-600 BYN в зависимости от выбора. Полноценный обед выйдет дороже.

Например, закуски, салат, горячее из картофеля, стейков под соусом и свиных медальонов будут стоить в районе 65 BYN на человека – то есть около 1000 BYN, если заказывать на большую компанию.

Напитки. В стоимость работы бара входит модуль барной стойки, барное стекло, работа бармена, вся необходимая продукция для приготовления коктейлей, эстетичное украшение бокалов, коктейльное меню, транспортные расходы по Минску, монтаж и демонтаж зоны. Если ваша вечеринка находится за пределами города, расходы на транспорт высчитываются индивидуально. Стоимость бара для 30 коктейлей (это минимальное количество) – 200-270 USD. Предположим, на празднике будет 20 умеренных гостей. Рассчитываем на каждого в среднем по 4 коктейля – это 320 USD без алкоголя и 420 USD с алкоголем.

Фотограф. Вы можете сэкономить на старте и сразу определиться, наймете вы фотографа на весь вечер или только на час. Цены на праздничные фотосессии начинаются от 150 BYN за час, но некоторые фотографы работают минимум несколько часов. Соответственно, больше будет и количество снимков, и ценник – в районе 400-500 BYN за вечер.

Музыка и ди-джей. Цена на эти услуги начинается от 300 BYN – в эту сумму входит работа диджея. Можно заказать выездное караоке с певицами, ведущим и музыкальными конкурсами, цена – от 450 BYN.

Итоговая стоимость:

• аренда - 600 BYN;
• кейтеринг - 1000 BYN;
• декор – от 300 BYN;
• алкоголь – от 1000 BYN;
• фотограф – от 150 BYN;
• ди-джей – в районе 400 BYN.

Всего: от 3400 BYN.

Второй вариант: мероприятие «под ключ» с подрядчиками

Если не хотите координировать все сами (особенно если это не просто междусобойчик) можете обратиться к организаторам праздников. Эта услуга стоит в районе 300 USD – такой прайс назвал нам один из минских ивенторов. В него входит полная организация мероприятия от идеи до финальной точки вечера.

Организатор составляет смету по бюджету, подбирает все составляющие праздника – от площадки до подрядчиков, помогает с выбором торта и расчета напитков. Зоны активности для гостей, пригласительные и прочие мелочи тоже входят в прайс.

А еще он помогает не сойти с ума в день мероприятия: обзванивает подрядчиков, следит за дедлайнами и ночным монтажом, встречает гостей и разруливает походу возникающие проблемы. Он же составляет тайминг всего дня, контролирует работу персонала ресторана и прочие мелочи праздника.

Приплюсуйте к этому оплату кейтеринга, аренду, музыку, фотографа из первого варианта и итоговая стоимость составит порядка 4000 BYN минимум.

3 вариант: организация вечеринки своими силами

За консультацией NOW обратился к Ксении. Она поделилась опытом проведения дня рождения в ивент-пространствах Минска.

– Итоговая цена зависит от пространства, времени и количества человек. Мы приглашаем от двадцати человек, поэтому нужно достаточно большое место, где будет всем комфортно. Мой день рождения выпадает на 8 марта – во многих местах аренда по праздникам и выходным дороже, чем в будние дни.

Вот основные затраты:

• Аренда: обошлась нам в 580 BYN на 8 часов праздника, плюс еще 90 BYN стоил час продления. Можно найти место и дешевле, но оно будет меньше, а на наши праздники приходит от 20 человек – поэтому смотрим, чтобы всем хватило места. Если в пространстве нет мебели и вы арендуете только помещение, это будет бюджетнее – но нужно думать, откуда и как привезти стулья, технику и все такое. Костюмы и декор.
• Наши вечеринки обычно тематические, поэтому нужно потратиться на костюмы и украшение зала. На это уходит порядка 200-250 BYN в зависимости от того, что есть у нас дома. В этом году делали фотозону из пленки из строительного магазина, цветного света (арендовали отдельно за 65 BYN) и черной эмали – наносили рисунок на пленку и подвешивали за карнизы к потолку, получилось стильно.
• Напитки (алкогольные и безалкогольные): стоят порядка 200 BYN, в дополнение приносим то, что есть дома.
• Еда: берем большой набор пицц за 160 BYN, в этом году еще были пончики. Плюс угощаем гостей отцовским пловом, но эта еда – бесценна.
• Фото. На вечеринки приглашаем фотографа, чтобы у всех остались крутые фотографии. В этом году фотограф стоил 225 BYN за 1,5 часа, фотографии были готовы уже через день.

Итого на всё ушло 1500-1600 BYN.

Это не максимально возможные суммы: многие берут фуршет на вечеринки, декоратора, световика, ди-джея – мы, где смогли, обошлись своими силами. Конечно, можно всегда где-то ужаться – но я считаю, что лучше повеселиться и хорошо отдохнуть.